首先我们得搞清除书信分两种：

一类是公开内容得如明信片；

另一类是非公开的一对一沟通，如信件。

明信片这样属于非正式信件，而正式的密封信，就有许多格式要求。

信件的六要素包含：

称呼

问候

正文

结束语

写信人

日期

[1]称呼
“亲爱的XXX”，“敬爱的XXX”，“XXX”等
[2]问候
寒暄式问候，如“你好”；要求对方注意对方安全的问候，如“天气转凉，请伯伯注意身体”；表达日常感激的问候，如“来信已收到，近来一切安好？”
[3]正文
正文一定要围绕主要主题，正式书信围绕要表达的一到三个点来阐述就好。最好只有一个议题，太多会难以阅读下去。
[4]结束语
最后一段话用一到两句结尾，希望对方作出的行动，表示将来的感谢，为对方的健康祈祷，表达歉意等等。

忌讳正文表达完，虎头蛇尾没有最后结束。
[5]写信人称呼
与第一个称呼要遥相呼应，身份匹配一定要契合。
[6]日期
“XX月XX日”，“XXX年XX月XX日”等

横向写作实例

纵向写作实例

首行称呼缩写的规则

首行称呼起始词，是对他人致敬。

它与末尾使用的称呼配对，并且有一个组合规则。

季节性问候（例如新年贺卡，冬天问候，夏天问候和夏末问候）不需要称呼或结尾称呼。慰问信，道歉和抗议也不使用首称呼和结尾称呼。

一般首行称呼
亲爱的XXX，敬爱的XXX，
我要谢谢你。

结尾
此致！

想念您的XXX（亲切的问候）

亲爱的XX先生
（谢谢您的来信）
结论
致以夏安！
（XX）

首句问候

在称呼之后，可以简要地介绍季节的变化。诸如“北京已进入秋季，最近开始下雨”之类的语言表达，以及“北京香山的红叶开始落叶了”。根据写信对象正确使用。
除了时间的问候，也可以关注对方的状况或者描述自己的情况。

如果有谢谢或道歉的问候，也可以写到首句。

正文

正文是信件的主要主题和骨架。通常，以切入消息的形式插入主句，如“顺便说一下”，“还有一件事”等词。
确定要提及的事的优先级，并以有逻辑的结构组织好。标点符号和段落分隔符通常会使阅读更加容易。

确保对方的名字没有跨行现象，并且数字和金额也不能跨越两行。遇到实在写不下，挤着一行写完，或者划掉另起一行也可以。

最后一段

根据首句写结尾语。
总的来说，我们在信件中最后为另一方的健康和其他致以祝福，希望将来能得到帮助或指导。

另外也可以表示感谢，道歉或答复。

如果这是一封感谢信，请以“非常感谢您能花时间阅读我的信件”结尾，如果收到答复，请以“我将致以诚挚的谢意”结尾。

（附言）

附言准确地显示了这封信的撰写时间，写信对象。
对于发送日期，请准确写年，月和日。
两人或多人名义写的联合签名信时，最重要的名字一般放在最末尾。

下面是写信的钢笔和墨水，用碳素墨水钢笔字的手写信会很正式。还有信纸和信封。