El IDSE es uno de los tantos instrumentos con los que cuentan las empresas para gestionar la información de sus trabajadores. Pero¿cómo es su funcionamiento? y ¿por qué es clave aprender a utilizarlo?
Debemos empezar respondiendo a una de las dudas frecuentes en torno a este tema: en esencia¿qué significa IDSE? Básicamente se trata de lo que se conoce como IMSS Desde Su Empresade ahí las siglas IDSE.
El IMSS es el Instituto Mexicano del Seguro Social. Organismo que se encarga de otorgar y gestionar todos los servicios vinculados a la seguridad social que la población trabajadora obtiene al momento de ser afiliada a la entidad. ¿Quiénes deben afiliar a los trabajadores y trabajadoras? Precisamentelos empleadores o patrones.
Por ellosi tienes una empresa y cuentas con una nómina de colaboradores a tu cargo es fundamental saber qué es IDSE y cómo utilizarlo. Hoy te damos todos los detalles.
¿Qué es el IDSE o IMSS Desde Su Empresa?
De acuerdo con el sitio web del IMSSIDSE desde su empresa es un servicio que pone a disposición el Instituto para que los empleadores puedan realizar trámites electrónicos vinculados a los movimientos afiliatorios de sus trabajadores.
Con este servicio las empresas pueden presentar movimientos afiliatoriosdescargar la emisión y presentación de la determinación de la prima de riesgos de trabajosolicitar certificados digitales y su renovaciónentre otros.
Es decir que el IDSE IMSS es una plataforma que ofrece una serie de servicios en línea y permite realizar todos los movimientos que la Ley del Seguro Social (LSS) exige a los patrones.
Estos movimientos IDSE pueden ser monitoreados desde la misma plataforma y generan una respuesta y un acuse de recibo. Asíse produce un histórico de todas las acciones que realizan las empresas en relación a la afiliación de sus trabajadores. Lo que a su vez ayuda a evitar que se pierda la información.
En resumenpara definir qué es IDSE podemos decir que se trata de una plataforma donde se pueden llevar a cabo todo tipo de trámites relacionados con la seguridad social de los trabajadores.
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¿Para qué sirve el IDSE?
IDSE empresa como servicio en línea suponeante todola ventaja de que los patrones tengan un medio de comunicación directo con el IMSS. Asípueden cumplir con sus obligaciones a través de una única herramienta. Lo que simplifica el proceso para las organizaciones.
IDSE digital es también una apuesta por el uso de las nuevas tecnologías para acelerar trámites y procesos que antes llevaban mucho más tiempo. El objetivo es automatizar muchas de las gestiones vinculadas a los movimientos afiliatorios de los trabajadores.
Asimismoel programa IDSE permite que todos los trámites se puedan gestionar a distancia. Al funcionar 100% onlinelos empleadores ya no tienen la necesidad de acercarse a las dependencias del Instituto.
Ahora bienmás allá de estas ventajas ¿para qué sirve el IDSE? Esto es todo lo que puedes hacer con la herramienta:
- Enviar documentos afiliatorios para poder dar de alta a un trabajador ante el IMSS.
- Notificar al Instituto la rescisión del contrato laboral con los empleados correspondientes.
- Informar sobre los colaboradores que se reincorporan a la empresa.
- Notificar toda modificación que se produzca en relación al salario de las y los trabajadores. Dado que esto influye en la cotización de la seguridad social ypor endeen las cuotas obrero patronales.
- Solicitar certificados digitalesasí como su renovación cuando sea necesario.
- Determinar cuál es la prima de riesgos de trabajo.
- Ver y descargar la Emisión Mensual Anticipada (EMA) y la Emisión Bimestral Anticipada (EBA).
- Revisar y gestionar el estado de cumplimiento de las obligaciones fiscales en materia de Seguridad Social.
- Dar aviso de la existencia de huelgas en la empresa.
- Notificar la baja o cierre de una compañíaes decircancelar el Registro Patronal Único (RPU) en IMSS.
¿Cuáles son los requisitos para acceder al IDSE?
Antes de contarte cómo funciona este servicio en línea es clave saber los requisitos IDSE. Podemos dividirlos en dos:
- Por un ladolos requisitos IDSE del tipo administrativoslos cuales le permiten a la empresa acceder a este sistema.
- En segundo lugarlos requisitos IDSE de carácter técnico. Estos se refieren a las herramientas necesarias para poder operar esta plataforma.
Requisitos IDSE administrativos
Con respecto a los requisitos administrativos la empresa debe tener un Certificado Digital y un Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE). Todo lo que conforma la Firma Digitalun método de autentificación para el intercambio de información de manera segura.
El Certificado Digital es un comprobante que genera la plataforma al momento de registrarse por primera vez. El mismo sirve para poder acceder al sistema.
Para obtener el Certificado Digitales necesario seguir una serie de pasos:
- Ingresar a la página de solicitud del Certificado Digital del IDSE.
- Seleccionar la opción “Generar solicitud”.
- A continuación se abrirá una página en la que aparecerán 3 formularios.
- En el primero hay que ingresar los datos del empleador. A continuaciónen el segundose debe introducir la información del representante legal y seleccionar su función en la empresa. En el tercerohay que ingresar los datos del domicilio fiscal de la compañía y hacer clic en “Continuar”.
- Luegodefinir un usuario y contraseña.
- Guardar su archivo con extensión *.key (llave privada) generado por el sistema al término de la captura.
Una vez concluido este procesoel empleadorsujeto obligado o representante legalcuenta con un plazo de 10 días hábiles máximo para concluir el trámite ante la Subdelegación correspondiente. Es importante aclarar que en caso de no concluir el trámite en el plazo establecido el sistema lo cancelará automáticamente. Por lo tantose deberá iniciar nuevamente.
Una vez que se entregue la documentación completa en la ventanilla de la Subdelegaciónse recibirá el Certificado Digital expedido por el IMSS.
Por su parteel NPIE es una serie única de caracteres asociada a un registro patronal y al Certificado Digital vigente. Con lo cualuna vez obtenido el certificadoya lo tendrás asociado a este como llave privada.
Requisitos IDSE operativos
Si quieres saber cómo usar el IDSEdebes saber quepor razones de seguridadpara acceder y administrar información se debe cumplir con requisitos operativos mínimos:
- Ordenador con sistema operativo Windows Vista o superior.
- Navegador Internet Explorer 10 en adelante.
- Tener instalada la versión actualizada de JAVA.
- Haber descargadoasí como ejecutado correctamenteel programa JavaPolicy.exe con los permisos del administrador.
- Tener instalado en el ordenador Adobe Reader.
¿Cómo funciona el IDSE?
Para poder entender cómo funciona el IMSS desde su empresaprimero es fundamental saber cómo usarlo. Por lo tantotenemos que partir del acceso a la plataforma.
- Una vez que tengas tu certificado digital dirígete a la página web oficial del IDSE.
- Desplázate hasta la opción “Accede a IDSE aquí”.
- En la siguiente página selecciona tu Certificado Digital y llave privada. Asimismotendrás que ingresar tu nombre de usuario y contraseña.
- Por últimohaz clic en el botón “Iniciar Sesión”.
Con elloya estás dentro. A partir de aquí contarás con total acceso a las funciones y beneficios que brinda el IDSE empresa.
¿Qué encontrarás al acceder a este portal? En la pantalla principal del IDSE podrás ver los distintos servicios de la plataforma. Los principales son:
- Movimientos afiliatorios.
- Emisión.
- Confronta.
- DAPSUA.
- SATIC.
Veamos qué representa cada apartado para entender las acciones que como empleador puedes realizar.
Movimientos afiliatorios
Sin dudasesta es la función más importante del IDSE en lo concerniente a las obligaciones patronales. Como es sabidola Ley del Seguro Social establece que los empleadores deben registrar e inscribir a sus trabajadores en el IMSS. El objetivo de esta medida es que las empresas comuniquen todos los movimientos afiliatorios y se pueda llevar un registro de los mismos.
Entonces¿qué entendemos por movimientos afiliatorios? Estos son todos los avisos o notificaciones que realizan las empresas en relación a los registros de su personal afiliado al régimen del Seguro Social. Dichos movimientos pueden ser: altabajareingreso o modificación de salario.
Es importante aclarar que la obligación de las organizaciones es comunicar todos estos movimientos dentro de un plazo no mayor a 5 días hábiles.
Emisión
En este servicio las empresas pueden consultar y descargar la Emisión Mensual Anticipada (EMA) y la Emisión Bimestral Anticipada (EBA). Pero¿sabes qué son?
Se trata de documentostambién llamados “cédulas”que se descargan desde el portal IDSE. Estos documentos son emitidos para realizar el pago de las cuotas obrero patronales al IMSS.
En el caso de la EMAesta es mensualpor lo que contiene los datos y los cálculos correspondientes a un mes. Los pagos se refieren a enfermedad e incapacidad por maternidadriesgos de trabajoinvalidez y vidaguardería y prestaciones sociales.
En el caso de la EBAcomo su nombre lo indicacontiene los datos y cálculos correspondientes a dos meses. Se refiere a los pagos de retirocesantía en edad avanzada y vejez e Infonavit.
Confronta
Otro de los servicios que cumplen una función clave para los empleadores es la llamada Confronta. Este apartado permite comparar la información que tiene la empresa y la información que recibe el IMSS parade esta formaevitar incongruencias. Asíse reduce el riesgo de que falte información o esté incorrecta. Lo que podría generar penalizaciones o multas para las empresas.
La finalidad de esta herramienta es descubrir erroresde ahí su nombre. Puesto que confronta información en busca de fallas. Esto con el objetivo de poder corregir con anticipación y evitar futuras sanciones a las empresas.
Lo siguiente es lo que se compara a través de este servicio:
- Empleados registrados en el Sistema Único de Autodeterminación (SUA) y aquellos que no están en IMSS. Trabajadores y trabajadoras que están en el IMSS y que no están en el SUA.
- Movimientos que figuran en el SUA y que no están en IMSS. Asimismolos movimientos que están en IMSS y que no están en SUA.
- Diferencias en importes de salarios que tiene el SUA en contraposición a los que figuran en la emisión. También las diferencias en importe de salarios que tiene la emisiónen contraste a los que tiene el SUA.
- Discrepancias en la fecha de movimientos que están en SUAcontra los que aparecen en la emisión. De igual formalas diferencias en la fecha de movimientos que están en la emisión versus los que aparecen en el SUA.
- Un resumen de diferencias en importes de manera general.
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DAPSUA
A principio de cada año las empresas deben realizar el trámite de la Determinación de la Prima en el Seguro de Riesgos de Trabajo. Esta obligación persigue el objetivo de que las empresas registradas en el IMSS revisen su nivel de siniestralidad para establecer si su prima aumentódisminuyó o permanece igual.
Precisamentepara poder gestionar esta responsabilidad los empleadores deben ingresar al servicio DAPSUA presente en el programa IDSE.
SATIC
Este es un servicio especial porque está orientado a un tipo de empleador en particular. Se trata de uno de los módulos del IDSE y está destinado al registro de toda obra o construcción y sus trabajadores en el Sistema de Afiliación de Trabajadores de la Industria de la Construcción (SATIC) ante el IMSS.
Con este recursoesta clase de empresas pueden acceder a un medio de información directa para notificar al Instituto todos los detalles relacionados con los trabajadores y la obra en construcción.
¿Por qué registrar a tus trabajadores ante el IMSS?
Hasta aquí está más que claro que la finalidad del IDSE es mejorar el sistema de afiliación de trabajadores a la Seguridad Social. Poco a poco se van introduciendo cambios en cuanto a la tecnología empleada y la simplificación de procesospara que cada vez más empresas registren a su personal. El objetivo final es que en México crezca el empleo formal.
En relación a estorecientemente el IMSS reportó la creación de 173.493 empleos. Una cifra ligeramente inferior a la registrada en septiembre de 2021pero superior a los 157.432 puestos de trabajo creados en agosto pasado.
AsíMéxico lleva 4 meses de crecimiento en términos de empleo formal. En lo que va del 2022 alcanzó 789.210 puestos de trabajo registrados en el IMSS. Con ellose acumula un total aproximado de 21.500.000 millones de empleos formales.
Sin dudasse trata de cifras positivas para la fuerza laboral mexicanapero todavía hay mucho por hacer. Casi 32 millones de personas aún trabajan en la informalidad. Con ellola deuda con una gran porción de la población trabajadora sigue siendo muy grande.
De ahí el impacto que tiene que cada empresa cumpla con sus obligaciones ante el IMSS. Sin importar el tamaño de cada compañíatener trabajadores a cargo implica velar por su seguridad en todo sentido. Y eso es algo que se logra comenzando por su afiliación a la Seguridad Social.
Peroademáslas empresas tienen otros motivos más que suficientes por los cuales responder ante el IMSS.
¿Qué sanciones deben asumir las empresas que no registran a sus trabajadores?
Los empleadores que no cumplen con sus obligaciones ante el IMSSbásicamente registrar a su personal y abonar las cuotas obrero patronalespueden ser acreedoras de sanciones o multas.
De acuerdo a la LSS y a lo establecido en el Reglamento para la imposición de multas por infracción a las disposiciones de dicha ley y sus reglamentoslas sanciones pueden ir desde 20 a 350 salarios mínimos. Esto siempre dependerá de la obligación que se esté incumpliendo como patrón ante el Instituto.
Asimismoen el artículo 308 de la LSS se establece que las empresas que incumplan con la norma tendrán que abonar lo que no se haya liquidado con cada trabajador. La pena más grave es la prisión de 2 a 5 años en función del monto correspondiente al delito de defraudación a los regímenes de la Seguridad Social.
Está claro que ninguna organización quiere afrontar esta clase de sanciones. Las mismas no solo impactan en las finanzas de cada negociosino también en la imagen de la compañía. Asípuede verse afectada la reputación de la empresa y con ello perjudicar su employer branding.
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Ahora que ya sabes todo sobre el funcionamiento del IDSE puedes seguir los pasos adecuados para registrar a tu empresa ante el IMSS y cumplir con tus obligaciones patronales. Lo que resta es encontrar una herramienta que te ayude a hacer aún más eficiente este proceso.
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