¿Qué es una factura proforma y cuándo se utiliza?

La factura proforma, común en operaciones internacionales o ventas a gran escalapuede generar dudas contables en autónomos y empresas:

¿Es una factura oficial? ¿Cuándo es obligatorio usarla? ¿Qué información debe incluir para ser válida?

Confundirla con una factura ordinaria puede llevar a errores en tu contabilidad y complicar tus transacciones comercialespor lo que es crucial entender su función única para operar con seguridad y profesionalidad.

En este artículovamos a resolver todas tus dudas. Te explicaremos de forma clara y directa para qué sirve realmente la factura proformaen qué situaciones es indispensable utilizarla ylo más importantete guiaremos paso a paso para que sepas crearla correctamente.

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma es un documento de carácter informativo provisional que contiene una estimación previa de las condiciones de una operación comercial que no ha ocurrido aúny que se incluirán en la factura definitivaaunque podrá modificarse si las condiciones cambian antes de formalizar la operación.

De forma parecida a un presupuestopor su carácter informativola proforma se utiliza para declarar el compromiso del vendedor de proporcionar el producto o servicio especificado al comprador y al precio determinado.

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Características de las facturas proforma

Las facturas proforma tienen una serie de particularidades que las diferencian del resto de facturas que puedes encontrar en tu contabilidad diaria:

• No se trata de una factura oficialen el sentido de que no cuenta con validez fiscal ni hay que registrarla en la contabilidad de la empresa.
• Su propósito es meramente informativoes decirdetalla la condiciones de una operación comercial que se realizará en un futuropor lo que funciona como un presupuesto detallado.
• Aún asícontiene toda la información detallada que aparece en cualquier otro tipo de facturacomo datos de vendedor y compradordescripción de los bienes o servicios a los que se refiereel precio unitariolos impuestos de aplicación y el total estimado.
• Puesto que no se trata de la factura final por el serviciopuede ser negociada y modificada antes de la emisión de esta.
• Si el cliente acepta su contenidopuede transformarse en una factura final con validez contable y fiscal.
• Habitualmente no se le asigna un número contableaunque puedes numerarla de forma interna para tu propia organizaciónsiempre con una serie independiente a la de las facturas oficiales

¿Para qué sirve la factura proforma?

La factura proforma incluye información sobre los productos o servicioscomo su descripcióncantidadprecio unitario y totalasí como cualquier impuestotarifa de envío u otros cargos asociados.

Aunque no tiene validez fiscal ni contableuna factura proforma puede servir como prueba de oferta o acuerdo preliminar si va acompañada de aceptación expresa por parte del comprador.

Sin embargono permite deducción de IVA, ni sirve como justificante de gasto/ingreso.

¿Cuándo se utiliza?

La primera función de una factura proforma es permitir al cliente evaluar y negociar los términos de la transacción con anterioridad al acuerdo. Ademáspuede servir para solicitar un adelantoaunque hasta que no se emita la factura final no se podrá efectuar el pago total.

Algunas empresas pueden requerir una factura proforma como parte del proceso de solicitud de crédito o como parte de una solicitud de licencia de importación o exportación.

En operaciones internacionalesla factura proforma es un documento útil para declarar el valor de las mercancíaspero no sustituye al DUA ni a la factura comercial final exigida por aduanas.

¿Quién emite una factura proforma?

La factura proforma tendrá que ser emitida por el proveedor o vendedor de bienes o servicios. Y en ella se detallarán todos aquellos aspectos que sean importantes para completar la transacción de compra venta.

Su propósito es informar al cliente sobre los detalles y costes de un servicio y resulta de utilidad para solicitar un presupuesto más detalladotramitar una licencia o permiso en operaciones internacionales.

Ademáspuede servir como prueba documental de las condiciones acordadas si hay disputaespecialmente si el cliente la ha aceptado expresamente.

Si el comprador acepta la oferta recogida en la proformael proveedor podrá emitir una factura comercial definitivacon valor fiscal y con base en los términos acordados.

¿Qué diferencia hay entre una factura regular y una factura proforma?

A primera vistason fáciles de confundirya que contienen la misma información y la presentan prácticamente de la misma manerapero ambos documentos tienen sus diferencias.

La proforma es una factura provisional. Esta sirve para sellar la compraventa de un producto o servicio entre dos partespero no formará parte de tu contabilidad. A diferencia de la factura que es el documento definitivola proforma se puede modificar.

La Agencia Tributaria nunca aceptará una factura proforma como evidencia de una relación comercial entre tú y tu clientepor lo que es muy importante tener clara la diferencia entre las dos.

En cuanto a aspectola factura proforma sería exactamente igual a una factura regular si no fuese por dos detalles:

• Título: la proforma no debe incluir el término “Factura” en solitario. Es obligatorio indicar “Factura Proforma” o “Pro forma invoice” para evitar confusión con una factura válida fiscalmente.
• Numeración: las facturas proforma pueden numerarsepero como no forman parte de la contabilidadno es un requerimiento. Si se numeranno deben formar parte de la serie contable oficial. Las facturas regulares siempre van numeradas.

¿Cuál es la diferencia entre una factura proforma y un presupuesto?

Estos documentos se pueden confundirya que tienen características similares:

• Ninguno tiene validez fiscal (no se pueden usar para cobrar o entregar a Hacienda).
• Muestran el precio de los productos o servicios.
• Se suelen enviar antes que la factura final.

Pero es ahí donde las similitudes terminan.

El presupuesto es un cálculo anticipado del precio total de un bien o servicio. Se entiende como una oferta y su funciónnormalmentees la de iniciar una negociación. Si tu cliente lo rechazadeberás crear uno nuevo o terminar la relación.

Dependiendo de las negociacionesel coste total que aparece en el presupuesto puede variar mucho desde su primera versión a la factura final.

En cambiola factura proforma tiende a ser un reflejo de la factura final y en este no puede haber otra cantidad o monto diferente al precio acordado. Normalmente:

1. Se envía un presupuesto
2. Se aprueba el presupuesto
3. Se crea una proforma
4. Se convierte la proforma en una factura comercial

¿Cómo se hace la factura proforma?

El contenido de una factura proforma es bastante similar al de una factura ordinaria. Para crear una factura proformasimplemente debes seguir pasos que te indicamos a continuación:

• El encabezado debe contener el título ‘Factura Proforma’ de forma muy visible para evitar confusiones con las facturas comerciales.
• La fecha de emisión.
• Tus datos como proveedor o emisor: nombre comercialrazón socialNIFdatos de contactodomicilioetc. Ademásen el caso de que la transacción se realice dentro de la Unión Europeahabrá que incluir el número de IVA comunitario.
• Datos de tu cliente o destinatario: nombre comercialrazón socialidentificacióndatos de contactodirecciónetc.
• Descripción de los productosmercancía o serviciosmencionando de manera explícita la cantidad o las unidades si aplica.
• Precio unitario por productoprecio total y la divisa cotizada.
• Condiciones de pago y validez de la proforma.
• Número de factura (a efectos meramente organizativosya que no tiene validez fiscal).

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Cómo hacer una factura proforma en inglés

Hay diferentes marcos legales que hacen necesario enviar un documento de facturación en inglés. Los más extendidosfundamentalmenteson los envíos fuera de la Unión Europea y el caso en el que el destinatario de la proforma exija el documento en este idioma.

Por suerteuna factura proforma en inglés debe incluir los mismos apartados que en castellano. Solo se debe de tener en cuenta cómo se traducen los términos y cuáles son los impuestos internacionales.

• En el encabezado deberás incluir la expresión «Pro forma invoice» con tal de evitar malentedidos con tu cliente.
• Deberás incluir el nombre y el CIF o número de identificación de ambas partesteniendo en cuenta que probablemente esto cambie dependiendo del país al que vas a facturar.
• A la hora de hacer facturas proforma en inglésno te olvides de la «Pro forma invoice date»que será la fecha de la factura y queigual que en castellanodeberá ser correlativa a su número de factura (o número de serieen el caso de que optes por crear una serie diferente para tus transacciones extranjeras).
• Nomina todos los apartados de los conceptos facturados en lengua inglesa. Esto significa que tendrás que familiarizarte con términos como «quantity» (cantidad)«unit» (unidad)«description» (descripción)«price» (precio) y «total» (total).
• La fecha de pago será indicada bajo el concepto de «Due Date».
• Los «Terms of Payment» se refieren a las formas de pagoque deberán haber sido consensuadas y aceptadas por ambas partes con anterioridad. Este apartado es especialmente importante porque es necesario recordar queaunque la factura proforma en inglés no sea válida a nivel fiscal (porquerecordemoses un comprobante)sí que tiene validez legalmente en el que caso de que se produzca un impago o el incumplimiento de las condiciones pactadas.
• El total de tu factura en inglés deberá marcar un total neto que se conoce como «total without VAT»pero también deberás incluir el importe y el IVA asignado según la transacción «VAT amount %» ypara acabarel monto final a facturarque suele asignarse bajo el nombre de «total due».

Cómo hacer una factura proforma paso a paso con Holded

Con Holdedes muy sencillo crear una factura proformaya que puedes automatizar su creación al usar cualquiera de las plantillas prediseñadas que vienen por defecto.

Para empezarsolo tienes que acceder a tu sección de ‘Ventas’hacer clic en ‘Proforma’ y seleccionar el ‘+’ azul. En este artículo de la Academy tienes todos los pasos para hacer una factura proforma en Holded.

¿Cómo pasar de una factura proforma a una factura comercial?

Una vez que tu cliente haya aceptado las condiciones de la factura proforma y se haya entregado el bien o realizado el serviciotendrás que pasar el contenido de esta a una factura comercial ordinariacon la que cobrar el servicio y cumplir con la normativa fiscal. Hacer esto es tan sencillo como:

• Eliminar la mención expresa proforma.
• Añadir la serie y numeración que correspondan.
• Cambiar la fecha de emisión.
• Recoger los cambios entre la propuesta de la proforma y el bien o servicio realmente entregadossi los ha habido.
• Añadir el método de pago acordado.

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